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通过召开部门会议来部署工作任务、研讨相关问题，以便提高工作效率。在以往，小黄在安排会议的召开时间和地点时，经常会遇到与其他部门“撞车”的现象，从而为工作的顺利进行带来了诸多不便。现在，小黄发现了Outlook 2010中新增的“会议室查找工具”，借助它，可以迅速找寻出企业空闲的会议室资源，并能够很好地避免冲突的发生。 新建小组会议 利用Outlook 2010中的“小组日历”（已配置Exchange邮箱帐户），可以轻松查找到小组成员的空闲时间，有助于小黄快速确定小组会议的召开时间。 1. 在Outlook 2010“日历”窗口中，选中自己的日历，以及所有小组成员的日历，如图1所示。
图1 选中所有日历 2. 此时，在右侧的“日程安排视图”中，可以快速查找到小组成员的空闲时间，鼠标双击空闲时间顶部的单元格，即可安排和所有成员的会议，如图2所示。
图2 查看空闲时间 3. 在随即打开的新建会议窗口中，系统已自动将小组成员的收件地址填充到了“收件人”文本框中，同时也安排好了会议的召开时间，如图3所示。
图3 新建邮件 查找空闲会议室 新建小组会议时，除了要选择好会议的召开时间，已让大家都能按时参加会议外，还要考虑“会议地址”的选择，以防与公司其他部门发生“撞车”现象。 1. 在新建的小组会议窗口中，单击“地点”文本框后的【会议室】按钮，如图4所示。
图4 会议室按钮 |
