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44.设置启动时的起点 你不见得一打开Outlook就转到收件箱，但是说明如何改变这一设置比较困难：进入“工具”菜单，然后选择“选项”>“其他”>“高级选项”，然后找到“启动时定位到”下拉菜单，然后选择你希望的选项，然后关闭对话框。 45.按照规则排列邮件 如果你在Outlook中保存你的联系邮件，那么系统可以帮助你按照一定规则排列它们。在邮件窗口，如果你按“发件人” /“收件人”这个列标题，系统就按照A到Z的字母顺序排列邮件，你再按一下列标题，系统就按照Z到A的顺序帮助你排列邮件。其他的列标题也有同样的作用。你还可以改变列的标题：用鼠标右键点击列标题，选择“设置列格式”，在对话框中选择“可用字段”。系统将按照你的修改设置该列的格式和标题。 46.查看与特定联系人的交流 你可以在联系人窗口查看你与每一个联系人的邮件收发的历史记录，双击联系人姓名将会打开“联系人”对话框，选择“活动”你可以找到同该联系人进行的所有交流。 47.在周日历中增加日期 为了看到在Outlook日历中的周界面上看到日期，你需要调整Windows设置。打开“控制面板”，双击打开“区域选项”，然后选择“日期”，将其调整为长日期格式ddddd MMMM yyyy，你就会发现Outlook立即发生了改变。 48.编写邮件 那些使用拨号上网的用户不会愿意花很多时间在线撰写邮件。不过在Outlook中，用户可以很方便地离线阅读和写邮件。只要在“文件”菜单中选择“脱机工作”就可以了。你写好的所有邮件都会被保存在“发件箱”中，直到你连接到互联网上，并且按“发送和接受”，它们才会被发送出去。 49.分类 你可以为你的联系人、便笺、约会和邮件指定类别，这方便你跟踪项目或者其他你所关注一些事情。用鼠标右键点击项目后，在弹出菜单上选择“类别”来进行这一工作。单击“主类别列表”来增加或者删除类别。如果想按照类别进行查看，则需要进入“视图”工具，选择“当前视图”，然后选择“自定义当前视图”。 50.添加地址 你可以在工具条上为你经常联系的联系人设置一个按钮。操作方法如下：工具——>自定义，然后在类别中选择“文件”，在命令中选择“邮件”，用鼠标左键按住它并将它拖动到工具条，然后松开鼠标左键。现在用鼠标右键单击这个新的图标，并且使用菜单对它进行重命名，确认选择了“图片和文本”或者“纯文本”选项。在同一个菜单中，选择“指定超级链接”然后“打开……”。然后填写邮件地址，如果你喜欢还可以填写默认的邮件标题。关闭对话框，Outlook将很快发布这个信息。 51.便笺 如果你在阅读你的邮件，而且你想写一些注释的话，选择该邮件，然后按住鼠标，将它拖动到位于屏幕左边的Outlook 快捷方式栏中“便笺”的图标上。系统会将它保存为一个新的Outlook便笺。这对于网页、帮助文档或者其他应用也有效。 52.转移文件夹 如果你更换电脑，你可以带走你的Outlook文件夹。打开“文件”菜单，选择“新建”，然后选择“个人文件夹文件”（在Office XP中被表示称作“Outlook数据文件”）。创建一个新文件夹，为它命名，然后转到“视图”菜单，打开“文件夹列表”，将你想要拷贝的所有文件夹拖到新文件夹之中。用鼠标右键点击新文件夹并关闭它，然后关闭Outlook。在Windows浏览器中找到这个文件夹（你可以使用“开始”菜单中的“搜索”功能），然后把这个文件夹拷贝到新机器上。在第二台电脑上，打开Outlook，选择“文件”菜单，“打开”，然后打开你拷贝的文件。 53.合并日历 这个功能非常有用，它能够很方便地查看你的约定是否同朋友有时间冲突。你可以合并两个日历文件夹：打开源日历，然后进入“视图”菜单，选择“当前视图”，“自定义当前视图”。确保没有筛选条件是处于激活的状态。进入“视图”菜单，选择“当前视图”，选择“事件”，这里会列出你的约会。选择你想要合并的项，按鼠标右键，然后选择“复制”。打开目标日历，选择“粘贴”。 54.添加联系人 将你所收到邮件的发件人添加到联系人列表中非常容易。你只需要双击“收件箱”里的邮件，然后用鼠标右键点击发件人，在弹出的菜单中选择“添加到联系人”就可以了。 55.双时区 如果你工作在两个时区，你可以看见自己所在时区的时间和另一个时区的时间。你只需要这样做：工具——>选项——>首选参数——>日历选项——>时区——>显示附加时区，然后选择时区并且填写“标签”，当你查看日历的时候，就能同时看到两个时区的时间。 Outlook快捷键 虽然Outlook Express不像Word或者Excel那样具有那么多的功能和按钮，但是它仍然有很多快捷键能够把你的手从鼠标上解放出来。下面列举了其中一些： Ctrl+M 发送和接收邮件 Ctrl+N 新建邮件 Ctrl+P 打印当前邮件 Ctrl+R 答复当前邮件 Ctrl+Shift+R 全部答复当前邮件 Ctrl+F 转发当前邮件 Ctrl+Shift+B 打开通讯簿 Alt+Enter 查看当前邮件属性、头信息 Ctrl+I 转到收件箱 Ctrl+Enter 将当前邮件标记为“已读” Ctrl+Y 打开“转到文件夹”对话框 Ctrl+> 转到收件箱中的下一封邮件 Ctrl+U 转到收件箱中的下一封未读邮件 Ctrl+D 删除当前所选邮件 除了我们在这里提供的提示之外，你还能够从互联网上获得更多的信息。在你常用的搜索引擎中搜索“office tips”。你能够找到很多站点，其中有微软的官方站点，还有一些是专家或者爱好者们设立的。 这些网站里列举了很多在使用Word、Excel、PowerPoint和Outlook过程中节省时间或者改进工作的方法，而且针对高级应用，比如Microsoft Access，也有很多提示和建议。 一旦你掌握了这些技巧，你就会发现使用Office创建、编辑文档变成了一件非常轻松的事，而你的工作生活也会变得更加有效率。 |