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21.删除和清除 有两种方法能够清除单元格中的信息：删除和清除。点击目标单元格然后选择“删除”（或者按“Del”键或者空格键）将会删除单元格中的数值或者公式，但是格式和批注都还会保留下来。如果你想要让目标单元格恢复初始状态，就需要选择“清除”。 22.页面设置 我们很多人都会遇到一些长度超过一页纸的表格。如果你希望文件被打印出来的时候，在每页纸的顶端都有标题行，就需要做如下设置：进入“文件”菜单，选择“页面设置”，然后选择“工作表”在“顶端标题行”一栏中，按那个标有红色箭头的按钮，然后用鼠标在工作表上选择标题行，然后按“确定”。 23.删除批注 你可以一次性地删除工作表中的所有批注，比如你完成了工作，想上交一份没有任何批注的电子表格，那么你就要这样操作：同时按住“Ctrl”、“Shift”和“O” 键，这样就会选定工作表中所有含有批注的单元格。然后在其中一个单元格上点击鼠标右键，然后选择“删除批注”，然后移开鼠标，你就会发现所有的批注都消失了。 24.记录在线采购 如果你从网络上购买东西，记录你的采购可能很麻烦。但是你可以把零售商发给你的确认电子邮件转到Excel工作表中。打开确认电子邮件，然后点击开始点，再按住Shift键，再用鼠标点击结束点。按鼠标右键然后选择“复制”，然后打开一个空白的Excel工作表。用鼠标右键点击一个单元格，然后选择“粘贴”。之后你需要调整一下格式，让它变得好看些。 25.审核公式 如果你对于某个公式感到困惑，你不知道这个公式是如何构成的，你可以选择包含该公式的单元格，然后在“工具”菜单中选择“审核”，然后选择“跟踪引用单元格”。你会看到相关单元格中出现了蓝色的点，并且有箭头指向该公式。当你完成了检查，选择“取消所有追踪箭头”。 26.导入财务数据 你可以从在线银行和财务软件中将数据导入到Excel中，但是这却不像打开一个Excel文件那么简单。财务数据通常是.csv形式。在Excel中，进入“文件”菜单，选择“打开”，然后在“文件类型”中选择“文本文件”（*.txt, *.prn, *.csv），然后选择你需要打开的CSV文件。打开文件后，你需要调整列宽，以便使数据能够正常显示。 27.设置值为“0”的单元格的格式 你可以清除单元格中你所不需要的“0”：进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“视图”，勾掉“零值”。如果你希望某些单元格中的“0”仍然被显示，将这些单元格设置成自定义格式“0;-0;;@”。进入“格式”菜单，选择“单元格”，然后选择“数字”，在列表中选择“自定义”，然后输入格式。如果想用“-”取代“0”，使用自定义格式“'0;-0;?-?;@” Excel快捷键 不要陷入Excel的选项和命令之中。使用下面这些快捷键能够帮你更快地完成工作，让你不用时常把手从键盘上移开去操作鼠标。 Ctrl+- 删除当前单元格或者选定的区域 Ctrl+Shift++ 插入单元格或者选定的区域 Ctrl+; 在所选单元格中插入当前日期 Ctrl+Shift+; 在所选单元格中插入当前时间 Ctrl+K 插入超级链接或者web链接 Ctrl+Tab 转到下一张工作表 Shift+F3 打开公式窗口 F11 创建一个图表 Ctrl+Space 选择所有当前列 Shift+Space 选择所有当前行 Ctrl+Shift+1 将当前单元格中的数字用千位分隔符隔开 Ctrl+Shift+4 将当前单元格数字类别设置为货币 Ctrl+Shift+5 将当前单元格数字类别设置为百分比 Ctrl+方向键 将光标沿着方向键的方向移到下一个被使用了的单元格 Ctrl+F 打开“查找”对话框 我们中的绝大部分人都使用Microsoft Office，但是我们是否都了解如何能够最有效地使用它？我们在这里列举了100个使用的窍门。本文的第二部分是关于PowerPoint和Outlook的。 POWERPOINT 28.清理工具 也许Office软件工具条中的大部分工具你都从未使用过，PowerPoint也不例外。为了清理这些多余的功能，你可以按住“Alt”然后将鼠标放在把不需要的工具图标上，按住左键将它拖出工具条，这时那些工具就不见了。如果你想找回它们的话，右键单击工具条进入“自定义”窗口，选择“命令”标签，你就能够把需要的按钮拖回工具条了。 29.在XP中创建图表 在Office XP的绘图工具条中包含了一个新的，但是非常容易被忽略的功能。绘图按钮帮助你能够很方便地创建维恩图、波形图、锥形图和其他形式的图表，还能够根据你的数据自动创建文本标签。这样做会非常快捷，而且这个工具能够帮助你在现有图表中编辑或者添加效果。 30.XP中的另一个新功能——动画方案 Office XP中的另一个新功能是动画方案。如果你自己创建一个动画，可能会花费很多时间，而且会比较麻烦。但是动画方案中包含了模板和样式任务面板，这使你能够从中进行选取，而省略了很多烦琐的工作。 31.精确定位 如果你想要将图片或者文本精确地插入到幻灯片的某个位置，你可以不使用鼠标，你可以使用键盘上的方向键来一点点调整它的位置。如果你同时按住Ctrl键，对象移动的步长就会更小，移动的幅度取决于你的显示比例，这让你能够为对象进行更精确地定位。 32.使用批注 如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻灯片中添加批注，这个功能帮助你同其他人分享你的观点或者想法。使用PowerPoint的批注功能，你可以控制它们的外观。选中注释，点击“绘制”菜单，选择“自动生成形状”，你就可以将重要的批注设置成为箭头状或者其他形状，这样能够使它变得更显眼。 33.PPT和PPS 如果你把一个文件保存为后缀是“.pps”的文件--而不是像通常那样保存为后缀是“.ppt”的话，当你双击这个文件的图标时，Windows就会把它当作一个幻灯片来自动进行播放，而不是像PPT文件一样会在PowerPoint里以编辑的方式打开。不过你还是可以使用PowerPoint对于PPS文件进行编辑，你只要在PowerPoint的“文件”菜单中打开它就行了。 34.缩小文件 如果你的文件中包含了很多图片，那么文件就会变得非常巨大。如果你使用的是PowerPoint 2002，你就能够选择压缩图片，通过这种方式能够让文件变小。打开“图片”工具条，然后按“压缩图片”按钮。你能够选择压缩一个、多个或者是全部的图片。 35.使用Word来帮助整理你的想法 你可以使用PowerPoint中的大纲来确保你的注释和幻灯片顺序正确，你也可以使用Word的提纲功能，这一功能比起PowerPoint的似乎更加强大。这样做的操作非常简单，你只需要做好内容大纲，然后在Word中单击“文件”菜单，然后选择“发送”，然后在子菜单中选择“Microsoft PowerPoint”就可以了。 36.添加图片 你可以在这里找到微软为PowerPoint提供的、免费的相册插件，你可以使用保存在硬盘上的图片、或者是来自数码相机/扫描仪的图片作为自己的相册。你可以选择每页的图片数、风格、背景和标题。 37.不使用PowerPoint就打开文件 当然，你可以把演示文稿发送给任何人，但是如果你的接受人没有安装PowerPoint这个软件，那也没关系。你使用“打包”工具将文稿处理成打包的版本，在这样的版本中，将包含一个独立的PowerPoint浏览器。 38.暂停放映 在一个幻灯片的放映过程中，你可以按“B”键或者“句号”键来将放映暂停。这会使屏幕变黑。再次按下同样的按钮则可以恢复放映。如果你愿意，你可以使用“W”键来让屏幕变成白色。 39.使用音频和视频 PowerPoint 2002的注册用户能够免费获得微软的Producer软件。它增加了流媒体功能，实时视频或者文件视频因此得以展现。你可以在这里找到它。 40.建设具有自己风格的母版 如果你在幻灯片母版中添加任何东西——文字或者对象，它们都会在所有的幻灯片中出现。这对于树立品牌来说非常有用，你可以把公司标志放在幻灯片的某个角落里。选择“视图”菜单，选择“母版”，然后选择“幻灯片母版”，之后你就可以编辑幻灯片母版了。 41.灵活设置背景 你可能希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。 OUTLOOK 42.寻找文件夹 除了管理你的邮件、便笺、日历、任务和联系人之外，你还能够使用Outlook浏览你硬盘中的文件夹。在Outlook界面左边的快捷方式栏中，按“其他快捷方式”，然后你就能够发现“我的电脑”和“My Documents”的快捷方式。如果你处理的是Office文件，它就能够显示诸如“关键字”、“作者”、“修改时间”等详细信息。同Windows浏览器不同，你能够从Outlook打印文件和文件夹列表。 43.发送电子名片 你可以在Outlook电子邮件中附加电子名片（vcards）。这样无论谁收到你的邮件后都能够轻易地将你的信息添加到他们的通讯簿中（他们只需要双击电子名片就可以了）。首先确保在你自己的通讯簿中有你自己的联系方式。然后按照如下顺序操作：工具——>选项——>邮件格式——>签名选取器——>编辑，然后你就可以在“电子名片选项”中选择你自己的名片。然后按“OK”，这样就成功了。 |