|
每年年中各种各样的报表和总结，常常把我弄得昏天黑地，尤其是我们这种在各地都有分公司的企业，更是忙得不可开交，因为分公司提交的报告往往不合规范。不过最近有人给我推荐WPS2013，说利用其中的远程协助功能，就可以很方便地和分公司的同事，就报告的内容进行讨论和修改。 邀请朋友创建圈子 首先运行“WPS轻办公”图标，在弹出的对话框进行登录。登录成功以后会发现，系统已经为用户创建了一个“圈子”，而这个“圈子”就相当于QQ群。点击“创建新圈子”按钮可以创建一个全新的圈子，然后点击已经创建好的圈子，在弹出的操作界面中，点击右上角的“邀请朋友”。 在弹出的对话框中可以看到，系统自动创建生成一个邀请链接，以及相应的邀请密码信息，将这些信息发送给分公司的同事就可以了（图1）。当分公司的同事打开给他的网页链接后，首先输入自己的WPS网络通行证登录，然后输入邀请密码并点击“加入”，即可加入刚刚创建的圈子里（图2）。
01
02 现在，我们就在虚拟的网络空间里，创建了一个实实在在的协作团队。 远程协作编辑文件 接下来进入自己创建的“圈子”，点击窗口右侧的“上传”，在弹出的对话框里选择需要远程协作的文件。当文件上传完毕，点击文件名称旁边的“编辑”，这时就会弹出一个在线编辑文档的对话框。点击对话框中的“立即编辑”，即可在WPS中打开该文档，大家对这个文件进行编辑操作就可以了。 小提示： 再次点击“上传”，还可以上传其他的协同编辑文件，这样就可以避免每一个协同操作都需要发送一个协调操作的请求。 分公司的同事在圈子的右侧列表中，同样会看到需要协同编辑的这些文件，按照同样的方法打开编辑即可。当任意一个协同办公的用户编辑完成以后，点击工具栏中的“保存”按钮，WPS就会把修改文件上传到云端服务器中。
其他同事就可以在圈子列表的文件名后，看见一个“新”字的提示信息，说明已经有新的版本文件可以查看。再次点击文件旁边的“编辑”，查看编辑新版本文档即可。 远程聊天随时交流 为了避免分公司的同事对工作进行应付，还需要及时对报告中的问题进行批注。批注的方法既可以在文件中操作，也可以在圈子窗口正中输入批注信息后，点击“发送”就可以将文字信息发送出去。而在窗口的“讨论”列表里面，分公司的同事就可以看到发送的信息。这样一个批注信息所有的同事都可以看到，对我来说也可以减少一些工作压力。而对于其他分公司的同事，也可以通过这种方式，对文件信息进行讨论修改。这样就可以很方便地统一思想，大大提高了工作效率。 |
