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在word2003中，“自动编写摘要”可以识别文档中的要点。“自动编写摘要”在报告、章程和科学论文等组织结构清晰的文档中使用效果最佳。用户只需在word2003文档中点击菜单栏的“工具”——“自动编写摘要”，即可在弹出的“自动编写摘要”窗口中设置并添加自动编写摘要。但如果“自动编写摘要”功能编写出来的摘要出现一些莫名其妙的问题的话，您可以参考以下的说明
★自动生成的摘要不知所云。
●摘要的每一行文本可能都以段落标记结尾。如果试图为列表或其他由单行段落组成的文档（例如电子邮件）编写摘要，则生成的摘要中可能无法包含文档中的所有要点，或者只是毫无意义地将关键词组合成一句话。
●可能需要对摘要进行整理。根据处理的不同文本，自动编写的摘要既可能包含您需要的一切，也可能只能作为供您进一步修改的起点或是粗略的草稿。一般情况下，使用“自动编写摘要”功能处理结构清晰的文档时效果较好。
●文档中的第一个字母也许是首字母下沉的格式（第一个大写字母有较明显下沉）。取消首字下沉的格式并重新创建自动编写的摘要。
●如果文档包含多余的段落标记，删除这些标记会有助于提高摘要的质量。可以使用“格式”菜单中“自动套用格式”对话框或“编辑”菜单的“替换”命令的“查找和替换”对话框中的选项来删除不需要的段落标记。
★无法区分摘要文本和突出显示的文本。
●如果选择了“自动编写摘要”对话框（“工具”菜单）中的“突出显示要点”选项，Microsoft Word 会用黄色突出显示摘要文本。如果使用黄色突出显示文档中的其他文本，那么其他文本可能看起来像摘要的一部分。不能更改用于突出显示摘要文本的颜色，但是可以取消、隐藏或更改用于其他突出显示的颜色。若要取消突出显示或者更改颜色，请选择突出显示的文字，再单击“突出显示” 旁边的箭头。单击“无”可以取消突出显示，或单击除黄色以外的其他颜色。若要隐藏突出显示的效果，请在“工具”菜单中，单击“选项”，单击“视图”选项卡，再清除“突出显示”复选框。
★编写文档摘要后，文本消失了。
●可能选择了在其他文档中创建摘要。如果选择了“自动编写摘要”对话框（“工具”菜单）中的“新建一篇文档并将摘要置于其中”，则可以切换回为其编写摘要的文档，以查看全部文本。单击“任务栏”上的文档按钮；如果已经关闭了该文档，可以将其重新打开。
●可能选择了只在文档中显示摘要，如果在“自动编写摘要”对话框（“工具”菜单）中选择了“在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其他内容”，并且文档仍处于打开状态，请单击“自动编写摘要”工具栏的“突出显示/只显示摘要” 来显示文本。
★在“自动编写摘要”视图中键入的文字未能显示在正确的位置。
●如果要在“自动编写摘要”视图中键入文字，可单击“自动编写摘要”工具栏上的“突出显示/只显示摘要”。在显示非摘要文字的同时将突出显示摘要文字，因此能清楚地看到新文字出现的位置。
●您可能在“自动编写摘要”视图中隐藏了非摘要文字。此时，Word 将非摘要文字标记为隐藏文字格式。如果在含有隐藏文字的段落中键入内容，您会发现再次显示隐藏文字时很难确定新文字的显示位置。例如，因插入点的位置不同，键入的文字可能出现在隐藏文字之前或也可能出现在其后。
★“自动编写摘要”功能没有为部分或所有文本编写摘要。
●文本可能位于文本框、框架或表格中。“自动编写摘要”无法为文本框、框架或表格中的文本编写摘要。
●文本的语言与 Microsoft Office 版本不匹配。可以为简体中文、繁体中文、英语、法语、德语、意大利语、日语、朝鲜语、葡萄牙语（巴西）、西班牙语或瑞典语的文档编写摘要。如果要编写摘要的文本的语言与您所使用的 Office 的版本不同，就需要购买并安装独立的语言文件。例如，可能需要不同的语言文件以便在西班牙语版本的 Office 中为葡萄牙语的文本编写摘要。若要获取语言文件，请与当地的 Microsoft 分支机构联系并索取所需语言的校对工具。
●文本可能被标记为错误的语言或“不作校对”格式。如果您使用了“语言”对话框来标记文档中文本的语言，请确认对文本的标记正确无误。例如，“自动编写摘要”不能给标记为德语的法语文本编写摘要。另外，“自动编写摘要”也不能给标记为“不作校对”格式的文本编写摘要。
●您可以迅速的定位并且修改文档中的语言格式。在“编辑”菜单上，单击“替换”，删除“查找内容”框中的任何文字，然后单击“高级”。单击“格式”，再单击“语言”，然后在“语言”框中单击适当的语言格式，然后单击“确定”。在“替换为”框中，重复相同的步骤，并单击另一种语言格式。单击“查找下一处”，再单击“替换”。 |