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智能文档设计用于在您使用文档时为您提供帮助。几种文档类型，如窗体和模板，也作为智能文档使用。
　　贯穿某个过程使用时，智能文档尤其有效。例如，贵公司可能拥有一套填写年度雇员评审表的过程，并且您可能已经将某一 Microsoft Word 模板用于该目的。如果将那个模板转变为智能文档，它可以连接到数据库以自动填写某些所需信息（例如，您的姓名、雇员编号、经理姓名，等等）。完成表格时，智能文档会显示一个按钮，允许您将表格传送至过程的下一步。因为智能文档知道您的经理是谁，所以它能自动将文档传送给那个人。并且，无论谁在处理智能文档，智能文档都知道它处于审阅过程的哪个阶段以及下一步要做什么。
　　智能文档可以帮助您重用内容。例如，律师可以在编写合同时使用现有的样板文件，新闻记者可以插入作者行和其他常用文本。
　　智能文档可以使共享信息变得更容易。它们可以与多种数据库交互，并使用 Microsoft BizTalk Server 跟踪工作流。它们还可以与其他 Microsoft Office 应用程序交互。例如，您可以使用智能文档通过 Microsoft Outlook 发送电子邮件，完全不需要离开文档或者启动 Outlook。
　　智能文档是由开发人员和信息技术 (IT) 专家创建并发布的。查看是否有 XML 扩展包 （XML 扩展包：由 XML 格式的清单文件管理的一组文件，通过指定自定义显示或操作为 Microsoft Word 或 Microsoft Excel 文档添加功能。）附加到 Word 文档（“工具”菜单，“模板和加载项”命令，“XML 扩展包”选项卡），可以判断您的 Word 文档是否为智能文档。
　　除了将文档保存为带 Word XML 架构的 XML，其他的 XML 功能只能在 Microsoft Office Professional Edition 2003 和独立的 Microsoft Office Word 2003中使用。
　　一个 XML 扩展包包含多个组件，包括可扩展标记语言 (XML)文件和引用那些组件的清单。打开一个附加到某个 XML 扩展包的文档时，Word 还会打开“文档操作”任务窗格。该任务窗格可能包含完成任务所需的工具以及使用智能文档的帮助。智能文档提供的特定功能取决于创建该文档的开发人员或 IT 专家。
　　如果不具备开发或 IT 资源，可以下载由第三方创建的智能文档。如果您是一名开发人员，想要了解创建智能文档的详情，请参见 Microsoft Developer Network (MSDN) 网站上的 Smart Document Software Development Kit。