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在很多情况下，需要以容易共享和打印而不易修改的固定版式格式保存文件。例如，简历、法律文档、新闻稿和主要用于阅读和打印的任何其他文件。2007 Microsoft Office System 提供了一个免费加载项来保存或导出这种类型的文件，但必须首先安装该加载项，才能使用它。也可以使用其他第三方产品将 Microsoft Office 文件导出为固定版式文档。
　　通过使用加载项，可以将文件从 Microsoft Office 程序保存或导出为下列格式：
　　●可移植文档格式 (PDF)
　　PDF 是一种固定版式的电子文件格式，可以保留文档格式并支持文件共享。PDF 格式可确保在联机查看或打印文件时，文件可以完全保持预期格式，且文件中的数据不会轻易地被更改。此外，PDF 格式对于使用专业印刷方法进行复制的文档十分有用。
　　●XML纸张规格 (XPS)
　　XPS 是一种固定版式的电子文件格式，可以保留文档格式并支持文件共享。XPS 格式可确保在联机查看或打印文件时，文件可以完全保持预期格式，且文件中的数据不会轻易地被更改。

　　要将文件保存或导出为PDF或XPS格式，必须首先安装Publish作为2007 Microsoft Office System的PDF或XPS加载项，之后即可将文件导出为 PDF 或 XPS 格式。