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多数演示文稿均设计为以彩色模式显示，但幻灯片和讲义通常以黑白或灰色阴影（也称为灰度（灰度：显示或打印文本和图形时使用的一系列从白到黑的阴影。））模式打印。以灰度模式打印时，彩色图像将以介于黑色和白色之间的各种灰色色调打印出来。
打印幻灯片时， PowerPoint 将设置演示文稿的颜色，使其与所选打印机的功能相符。 可以调整幻灯片的大小以适合不同的纸张大小（包括信纸和分类帐），也可以指定自定义大小。 在 Microsoft Office PowerPoint 2007 中，可以打印演示文稿的其他部分，如讲义、备注页或大纲视图中的演示文稿。 设置幻灯片大小和打印方向 要更改打印选项，请执行以下操作： 在“设计”选项卡的“页面设置”组中，单击“页面设置”。 在“ 幻灯片大小”列表中，单击要打印的纸张的大小。 注释 如果单击“自定义”，则在“宽度”和“高度”框中键入或选择所需的尺寸。 要打印投影机透明效果，请单击“投影机”。 要为幻灯片设置页面方向，请在“方向”下的“ 幻灯片 ”下，单击“横向”或“纵向”。 注释 必须将演示文稿中的所有幻灯片设置为一个方向。 打印幻灯片 单击“Microsoft Office 按钮” 在“页面设置”组下的“打印内容”框中，选择“ 幻灯片 ”。 单击“选项”，指向“颜色/灰度”，然后单击下列选项之一： 彩色 如果在彩色打印机上打印，则此选项将以彩色打印。 彩色（黑白打印机） 如果在黑白打印机上打印，则此选项将采用灰度打印。 灰度 此选项打印的图像包含介于黑色和白色之间的各种灰色色调。背景填充的打印颜色为白色，从而使文本更加清晰（有时灰度的显示效果与“纯黑白”一样）。 纯黑白 此选项打印不带灰填充色的讲义。 单击“打印”。 注释 如果要创建用于顶置光源投影机的透明胶片，可使用此过程将演示文稿打印在透明胶片上。转到设置幻灯片大小和打印方向，设置打印透明胶片的页面。 PowerPoint 将自动对您的幻灯片进行优化以适合您选择的打印机，无论是黑白打印机还是彩色打印机 |
，单击“打印”旁的箭头，然后单击“打印预览”。