|
学会使用office各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率， 还会让您有一种酣畅淋漓的快感。 本系列文章将从一个个实例出发， 为大家演示如何将office家族的成员都发动起来， 满足不同的办公要求。
word与Excel的亲密接触——word中调用Excel强大的图表功能(上)
word有自己的表格， 但是如果涉及一些较为复杂的数据关系， 最好还是掌握在word2007中调用Excel的方法。 各取所长， 协同作业， 使您的工作效率大大提高。
word2007“插入”选项卡的“表格”中提供了最一般的插入Excel电子表格的途径， 这样插入的表格就可以执行Excel中才有的功能， 如公式、筛选等。 当然， 作为office2007的特色， 插入的表格可以采用样式库中的格式进行美化处理。 在文档的普通展示状态下， 电子表格周围是一圈淡蓝色的细线， 双击就可以直接进行编辑。 这是最一般， 也是最方便的方法。
其实， 我们平时在word中遇到的大部分数据处理和表格、图表绘制工作并没有Excel中那么复杂， 比如展示价格随时间的走势， 比较几个月工资的涨幅等等。 按照打开Excel再输入数据， 制作表格再复制至word中的步骤就有些繁琐。
别忘记了强大的图表功能是word2007最出彩的内容， 而且它与Excel结合的是那样融洽。 我们以一个十分简单却又不失代表性的例子来抛砖引玉， 希望广大读者可以得到启示。
对于表现数量变化的实例， 采用word中直接调用图表来展示组合适不过了。 如果数据量不是很大， 不必打开Excel， 直接在word中选择“插入”-“图表”， 取“面积图”作为例子演示， 请注意这时屏幕上发生的变化。
一幅内置的实例立刻出现在了面前， 同时， Excel也被打开， 在右侧显示该图表对应的原始数据。 这样操作模式的方便就在于此， 可以直接在原始数据上修改数据标签、数值和项目数量， 请注意观察word中图标的变化。
在word中出现的图表满足Excel中图表的一切可编辑条件， 也就是说其标题、标签等的内容、位置都可以调整。 在选中图表时， 相应的上下文选项卡就会出现， 主要有数据序列的切换、源数据的选择和图表样式的设计等。 图表中小到每一个细节都可以进行调整。 当源数据变化时， 反应在图表上的变化是实时的， 这就是word2007最为精彩的地方。
学会使用office各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率， 还会让您有一种酣畅淋漓的快感。 本系列文章将从一个个实例出发， 为大家演示如何将office家族的成员都发动起来， 满足不同的办公要求。
word与Excel的亲密接触——word中调用Excel强大的图表功能(下)
word内置的多种实例将它与Excel紧密地联系在了一起， 很多模板可以帮助您完成不同种类数据的编辑、展示任务而不必要为此专门建立Excel文件。 那么对于一些特殊需求， 比如一些数据量较大的内容， 或者要求word文档中的报表与经常处在变化中的Excel文档保持一致， 又该怎样做呢?
word内置了与插入其中的对象内容保持同步更新的功能。 请您注意， 这有别于插入一幅图片或者从Excel中复制单元格至word中。 对于后者， 在office中称之为“嵌入对象”， 它会成为word文档的一部分;不会随着源文件改变而改变。 我们这次讲的是与源文件保持同步， 此称之为“链接对象”。
首先将一个Excel文件反应制word中， 操作有了变化。 选择“插入”-“对象”， 切换至“有文件创建”， 找到文档地址。 请注意， 一定要勾选“链接到文件”， 这样就在两个文档之间建立了链接。
来看效果， 右侧是Excel的源文件， 左侧是word中的样式， 由一圈淡蓝色的框线包围， 说明它是可编辑的。 同时Excel中对表格所做的一切变化都可以实时反应至word中， 包括内容与格式。
作为内容与源文件直接关联的表格对象， 有如下特征：
·当源文件与word都在打开情况下， word文档会与Excel源文件的即时更新实时显示变化;
·对word文档中该表格的修改， 与修改源文件等价。 即双击表格进行修改时， 实际上就是打开源文件修改。
·当在源文件修改后打开word文档时， 可以手动设置更新连接， 以使word文档内容与源文件保持同步。
当然， 可以设置关于链接的内容， 这其中包括更新方式、切断或者改变与源文件的链接等等。 方法是右键表格， 选择相应内容。 |