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作为公司的信息录入员，可能经常需要在Excel电子表格中录入大量数据，然而，对于那些需要保持惟一值的数据，怎样才能避免输入上的错误呢？此时，可以通过使用单元格的“数据有效性”功能来轻松达到预防的目的。下面以输入“职工编号”为例进行介绍，具体操作步骤如下。 （1）在Excel工作表中，首先选中用来输入职工编号的列，如“A列”。 （2）在“数据”选项卡的“数据工具”选项组中，单击【数据有效性】按钮，打开“数据有效性”对话框，如图1所示。
图1 打开“数据有效性”对话框 （3）在对话框的“设置”选项卡的“允许”下拉列表框中选择“自定义”，然后在“公式”文本框中输入“=COUNTIF(A:A,A1)=1”（如图2所示），该公式通过“COUNTIF函数”计算当前单元格中的数值在“A列”中出现的次数，若返回值为“1”，说明已经出现过一次，系统将禁止输入该值。
图2 自定义有效性条件 （4）单击【确定】按钮关闭对话框，数据有效性设置完成。 经过上述操作后，若在上述工作表的“A列”单元格中输入重复的职工编号，系统就会弹出提示对话框，禁止输入当前内容，如图3所示。
图3 禁止输入的提示对话框 |
