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对于需要最终打印输出的工作表，使用“分页预览”的视图模式可以很方便地显示当前工作表的打印区域以及分页状况，并且可以直接在视图中对分页设置进行调整。在菜单栏上依次单击“视图”——“分页预览”即可进入分页预览模式。
　　★打印区域设置
　　在分页预览视图中，被粗实线框所围起来的白色表格区域是打印区域，而线框外的灰色区域是非打印区域。
　　将鼠标移至粗实线的边框上，当鼠标指针显示为黑色双向箭头时可按住鼠标左键，然后拖拉鼠标调整打印区域的范围大小。也可以通过菜单命令重新设置打印区段。比较方便的方法是选中需要打印的区域后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置打印区域”命令，此菜单选项只会在分页预览的视图模式下出现。
　　★分页符设置
　　在分页预览视图中，打印区域中粗虚线的各称为“自动分页符”，它是Excel根据打印区域和页面范围自动设置的分页标志。在虚线左侧的表格区域中，背景上的灰色水印显示了此区域的页次为“第1页”，而在虚线右侧的表格区域中则有“第2页”的灰色水印显示。这些页号显示以及它们与分页符所指示的区域即为实际打印输出时纸张页面上的分布情况。
　用户可对自动产生的分页符位置进行调整。将鼠标移至粗虚线的上方，当鼠标指针显示为黑色双向箭头时可按住鼠标左键，拖动鼠标以移动分页符的位置。移动后的分页符由粗虚线改变为粗实钱，此粗实线即为“人工分页符”。
　　除了调整分页符位置以外，用户还可以在打印区域中插入新的分页符。操作方法如下：
　　●如果需要插入水平分页符(将多行内容划分在不同页面上)，则需要选定分页位置下一行的最左侧单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入分页符”，Excel将沿着选定单元格的边框上沿插入一条水平方向的分页符实线。
　　●如果需要插入垂直分页符(将多列内容划分在不同页面上)，则需要选定分页位置的右侧列的最顶端单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入分页符”，Excel将沿着选定单元格的左侧边框插入一条垂直方向的分页符实线。
　如果选定的单元格并非处于打印区域的边缘.则在选择“插入分页符”命令后，会沿着单元格的左侧边框和上侧边框同时插入垂直分页符和水平分页符各一条。
　　删除人工分页符的操作相对来说比较简单，选定需要删除的水平分页符下方的单元格，或垂直分页符右侧的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除分页符”即可。

　　以上分页符的插入、删除以及重置操作除了通过右键菜单命令外，也可以通过菜单栏上“插入”项中的相关命令来实现，操作方法与以上内容类似。
　　如果需要恢复普通视图模式，可在菜单栏上依次单击“视图”——“普通”，即可将视图切换到普通的显示模式，但分页符仍将保留显示。如果用户不希望在普通模式下显示分页符，可在“选项”对话框的“视图”选项卡中取消勾选“自动分页符”复选框。取消分页符的显示并不会改变当前工作袤的分页设置。