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Excel的工作表分级显示功能提供了类似目录树的显示效果，它可以根据层次的需要显示不同级别的数据。用户可以根据需要展开某个级别，查看该级别下的明细数据，也可以收缩某个级别，只查看该级别的汇总数据。
　　分级显示能够将一个明细数据表中的数据接类别组合在一起，通过鼠标单击分级显示按钮，可迅速地设定只显示数据表格中那些提供汇总或标题的行或列，也可使用分级显示接钮(+和-)来查看单个汇总和标题下的明细数据。比如一个银行的报表，总行只想查看各省分行的汇总数据， 省分行只想查看各市分(支)行的汇总数据，而不想查看其他下几级支行或分理处的明细数据，此时使用分级显示就可以轻松实现。
　下图展示了一份已建立分组显示的数据表。该数据表是各地区、各省上半年每季度的汇总数据，以及各省每个月的明细数据。

　如果希望隐藏各省明细数据，仅显示各地区的汇总数据. 可用鼠标单击行分级显示按钮中的“2”按钮，此时，各省的明细数据行已全部隐藏， 用户可以更直观地看到各地区每个月的汇总数据。
　如果用户只想查看“华北地区”第一季度明细， 可在图中的表格单击“华北地区”左制的分级显示按钮“+”，再单击“第二季度”正上方的分级显示按钮“-”，效果如图所示。

　用户可根据需要单击行、列的分级显按钮，显示不同级别下的数据，也可以单击行、列的分级显示按钮进行任意组合，以查看局部数据，不同组合显示不同的查看效果。