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网络用户能够共享存储在其他计算机系统中的信息，在网络中共享文件有两个主要优点：
　　●使用户不必在本地电脑中存储多个文件副本。
　　●确保文件总是新的。例如， 一组用户可以使用一个文档，而不是每个人使用各自的文档然后再将它们合并到一起。
　　有些应用程序是多用户应用程序。例如，大多数数据库应用程序，允许多个用户在一个数据库文件中同时工作。当一个用户正在导出记录时，另一个用户可以在数据库中更新客户记录。但如果两个用户试图同时修改同一记录时会怎样呢？多用户数据库软件具有记录锁定安全保护功能，此功能将保证一次只能有一个用户对某一记录进行修改。
　　Excel不是多用户应用程序。打开一个Excel文件时，整个文件将被载入存储器。如果其他用户能访问该文件，您不会希望其他人修改自己打开的文件。如果Excel允许您打开并修改网络上的其他人已经打开的文件，就会出现下面的情形。

　　假设公司将销售信息记录在一个Excel文件中，并将该文件保存到网络服务器中。小张想向文件中添加本周的数据，于是她从服务器上载入该文件，并开始添加新数据。几分钟后，小李也载入该文件，对上星期发现的错误进行修改。小张添加完数据，保存了文件。一段时间后，小李完成了修改，也保存了文件。于是，小李的文件会覆盖小张保存的文件，小张添加的数据就会丢失。
　　这样的现象不会发生，因为Excel应用了一种称为文件读取权限的方案。当小张打开销售文件时，她就有了这个文件的读取权限。当小李试图打开该文件时， Excel会提示他：小张正在使用这个文件。如果他坚持要打开文件，该文件作为只读文件打开。换句话说，小李能够打开文件，但他无法用相同的文件名保存文件。如图显示的是，小李试图打开其他人正在使用的文件时所收到的信息。
　　小李有三种选择：
　　●选择“取消”，稍等，再试。他可以打电话问拥有文件读取权限的人什么时候完成。
　　●选择“只读”。他可以打开并阅读文件，但无法用相同的文件名保存所做的更改。
　　●选择“通知”，该选项以只读方式打开文件。当拥有文件读取权限的人停止使用文件时Excel将显示一条信息通知小李