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在excel2007中和其他人分享自己的分析结果时，可能很快就会发现效果不好的原因是人们需要图。数据透视表很好，但是它们留下了许多需要时间才能消化的并且让人讨厌的数字。另一方面，利用图可以快速确定自己的数据要揭示什么。图可以直接让用户满意，让用户可以立即看出其相互关系，指出不同之处并观察趋势。最关键的是，现在经理想要尽可能快地吸收消化数据，而其他传递信息的手段都没有图快。这正是数据透视图发挥作用的地方。数据透视表提供分析，而数据透视图可以提供视觉效果。
数据透视图的常见定义是数据透视表中数据的图示表示。虽然这一定义在技术上是正确的，但是它在某种程度上没有表明数据透视图的真正作用。
使用非数据透视表中的数据创建标准数据透视图时，需要提供给数据透视图一个范围。这个范围由存放独立数据块的一个个独立的单元格组成。每个单元格是一个拥有其自己数据块的独立对象，因此数据透视表把每个单元格作为独立的数据点处理，单独绘出。
然而，数据透视表中的数据是更大对象的一部分。在数据透视表中看到的数据块不是占用独立单元格的单独数据块。而是占用工作表上更大空间的数据透视表对象中的数据项。
根据数据透视表创建数据透视图时，不用赋予它独立单元格中独立的数据块，而只需把整个数据透视布局提供给它。的确，数据透视图的正确定义应该是:使用数据透视图布局对象观察和控制数据透视表中数据的图。
使用数据透视图布局对象，允许数据透视图交互式地添加、移动、筛选和更新数据透视图中的数据，这一点和在数据透视表中一样。所有这些操作的结果是对在数据透视表中所看到的数据进行图示表示。
在excel2007中，虽然没有比使用计算宇段和计算项更好的方法能够将计算集成到数据透视表中，但是它们的确有其自己固有的一些缺陷。了解使用数据透视表计算时后台会发生什么很重要，更为重要的是要知道计算宇段和计算项的适用范围和局限，以避免进行数据分析时的可能错误。以下是一些在数据透视表中所遵循的规则，另外计算字段和计算项还有一些专用的规则并不在此列。
★记住运算符的优先级次序
正如在工作表中一样，在计算公式中可以使用任意运算符，意思是指可以表示要完成的计算的任何符号(+、-、*、/、%、^)。此外，正如在工作表中一样，数据透视表中的计算遵守运算符的优先级次序。
换句话说就是，在组合有几个运算符的计算时(例如，(2+3)*4/50%))，Excel将按照特定的次序求值和计算。Excel的运算次序如下。
●求括号内各项的值。
●求区域(:)的值。
●求交叉(空格)的值。
●求联合(,)的值。
●求负(-)。
●转换成百分比(%)。
●计算乘方(^)。
●计算乘(*)、除(/)，乘和除运算符的优先级相同。
●计算加(+)、减(-)，加和减运算符的优先级相同。
●对文本运算符求值(&)。
●进行比较(=、<>、<=、>=)。
考虑一下这个基本的示例。正确的答案是(2+3)*4等于20 。然而，如果忽略括号，如在2+3*4中，Excel将这样进行计算：3*4=12+2=14。运算符的优先级次序要求Excel先计算乘法，然后计算减法。输入2+3*4就会给出错误的答案。因为Excel首先对括号内的计算求值，因而将2+3放在括号内可以保证得到正确的答案。
★使用单元格引用和命名区域
在数据透视表内创建计算时，实际上是在“真空”中工作。惟一可用的数据是数据透视表缓存中存在的数据。因此，在公式中，不能越过数据透视表缓存的边界引用单元格或者命名区域。
★使用工作表函数
可以使用不需要单元格引用或者定义名称作为变量的任何工作表函数。事实上，这意味着可以使用不需要单元格引用或者定义名称的所有工作表函数。许多函数都属于这一类，其中的一些包括COUNT、AVERAGE、IF、AND、NOT、OR等。
★使用常量
在数据透视表计算中可以使用任意常量。常量是不变的静态值。例如，在公式[UnitsSold]*5中，5就是常量。虽然UnitsSold的值会随可用的数据不同而发生变化，但是5将保持不变。
★引用总计
计算公式不能引用数据透视表的分类汇总或者总计，这意味着不能使用分类汇总或者总计的结果作为计算字段中的变量。 |