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Excel电子表格是电脑办公自动化的必用工具。 Excel 电子表格最有用处的3种设置是：下拉箭头，出错提示，定义名称。每个进行电脑自动化办公的人不能不懂。 “下拉箭头”作用：限定范围，方便照单填表。例如产品产地只能出自限定的某个地方。其他地方不能填也无法填。 “出错提示”作用：防止出错。例如准考证号码必须是9位数，不是9位数就提示出错，就要取消或重填，直到填正确为止。 “定义名称”作用：快速查找，简化计算。例如在数万考生中几秒钟就能找到某个考生的分数。 现以招生办常用电子表格为例说明如何设置. 一。设置“生源地”下拉箭头：（见表格） 考生来自广西各地市：南宁，柳州，桂林，梧州 ，百色…… 设置“生源地”下拉箭头，填表时单击下拉箭头▼就很方便地输入生源地，并且不易出错。方法是： 1．在 “生源地”列设置下拉箭头。按住鼠标左键，从C2拖到C11, 即选中 C2:C11区域。 2.单击“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性-数据有效性”按钮，弹出“数据有效性”对话框，单击“设置”，单击“允许”文本框下拉箭头∨，在下拉菜单中单击“序列”，在“来源”文本框中输入以下文字 “ 南宁，柳州，桂林，梧州 ，百色 ” （不要输入双引号），单击“确定”。注意，南宁，柳州，桂林，梧州 ，百色 中的逗号必须在英文状态下输入，否则会出错。  设置完后，单击C2到C11任一单元格，在单元格方框右侧就会出现下拉箭头▼，单击▼，就会弹出下拉框中列表：南宁，柳州，桂林，梧州 ，百色 可选择合适的单击。
 二。 设置“准考证号”列防止和禁止出错提示： 准考证号码是9位数，如果输入错了，后果会很严重，为了防止出错，要设置防止和禁止出错提示，以便出错时得到改正。方法是： 1.在 “准考证号”列设置。 按住鼠标左键，从D2拖到D11, 即选中D2:D11区域。 2..单击“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性-数据有效性”按钮，弹出“数据有效性”对话框，单击“设置”，单击“允许”文本框下拉箭头∨，在下拉菜单中单击“自定义”，在“公式”文本框中输入以下公式：“=AND(ISNUMBER(D2),LEN(D2)=9)”（注意，不要漏掉等号=）。 单击“输入信息”按钮，在“标题”文本框中输入文字“注意！”（不要输入双引号），在“输入信息”文本框中输入“准考证号码是9 位数”，单击“出错警告“按钮，在“样式”下拉框中选择“停止”，在“标题”文本框中输入“警告！”，在“错误信息”文本框中输入“请输入9位数。”，单击“确定”。见下三个图表： 
 设置完后，单击D2到D11任一单元格，就会显示出“注意！准考证号码是9位数”的文字提示。输入准考证号码如果不是9位数，就会弹出“警告！请输入9位数。”文字，在“警告”框中单击“重试”或“取消”，可重新输入，直到输入正确为止。 三．在“姓名”列和“总考分”列设置定义名称： 定义名称的目的是：A. 把两个对象连系在一起，可以很方便地从一个对象查找另一个对象。 B. 名称经过定义后实际上变成了公式，可以用它简化一些复杂的计算。 此表“定义名称”是为了把“姓名”和“总考分”连系起来，在空白处输入等号=和任一考生姓名，就能立即知道他的总考分。当有几干几万考生时，查找某一考生分数就很容易了。方法是： 1. 在“姓名”列和“总考分”列设置。按住鼠标左键拖动，从A2拖到B11, 选中A2:B11区域。 2.单击“公式”选项卡，单击“定义的名称”组中的“根据所选内容创建”按钮，弹出“以所选区域创建名称”对话框，选中“最左列”复选框，即让□打上√，其他复选框都不能有√，单击“确定”。见下图表：
设置完后，在E列任一单元格输入等号=和人名就可查找出该人的总考分。例如要查找陈冰的总考分，就在E2单元格输入以下公式 “ =陈冰 ”，然后。按回车键（即Enter键）。1秒钟就能在数万考中查出陈冰的总考分是680分。注意，等号=不能漏掉。 注意，以上要求输入文字的描述都不要输入双引号。 以上设置不能做太多解释，因为解释越多，问题会越复杂。只有通过多练，就能慢慢理解，就能举一反三了。 以下是未设置之前的原始表格，可用原始表格进行三个设置练习。 
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