|
抛弃传统的邮件合并方法，用另类方法制作一个高效的邮件合并，可以大大提高工作效率。 由于工作关系，经常用到Word中邮件合并功能打印：奖状、证书、准考证等等不计其数，发现Word中邮件合并功能虽然不少，可是有些东西，用Word中邮件合并功能虽然也能实现，但工作量却多了不少，用起来很不方便。如果科目随时变化，每变换一次，就得重新设计一次Word邮件合并（即科目一列得重新录入、成绩引用也要重新插入）。 下面以打印学生成绩为例，介绍一种直接用Excel 2000制作另类“邮件合并”的方法。虽然开始设计时得花点时间，可是一次设计好后，在以后应用中只需稍作改动，就能完成任务，可大大减少时间及工作量。 一、准备工作 首先，用Excel 2000建一个Excel文件（命名为：成绩打印模板.xls），并把其Sheet1重命名为“成绩”，主要用来存放要打印的数据源（这里用科目1、2……来代替各科目名称）（图2），把Sheet2重命名为“打印用”，主要用来将科目及成绩套打在毕业生推荐表上（图1）。
01
02 在这里“成绩”这个工作表几乎不用怎么设计了，因为学生成绩数据是现成的（与数据源一样），要打印哪个班或某个学生的成绩，从现有的数据源表里筛选出来后，将其用全选（Ctrl+A）复制，然后到“成绩” 工作表里选中A1单元格，粘贴上去即可。因为在设计这个模板时，是按所有学生所学的最多科目数来设计的，只有用全选复制，粘贴到“成绩”工作表里才能覆盖原“成绩”工作表里所有的信息，打印时才不会将多余的东西打印出来。 其次，是“打印用”工作表，表格的设计及调整。主要目的是根据毕业生推荐表的要求，设计好要套打的内容，本列要套打的内容是“科目”及“成绩”两部分，其余内容为打印作辅助用。在这里设置套打问题不作说明，电子表格有选择“打印区域”功能不难做到。 二、数据引用 第一步：科目的引用 在“打印用”工作表选中B5单元格输入下面的公式：=IF(INDIRECT(ADDRESS(1,ROW($A4),,,"成绩"))<>"",INDIRECT(ADDRESS(1,ROW($A4),,,"成绩")),"")，按下Enter后，得到图1所示的第一个科目“科目1”，最后将B5单元格公式向下填充到最后B10，得到第一列科目。第二列科目开头D5单元格的公式直接把上面的公式复制过来，并把公式中的ROW($A4)改为ROW($A10)，最后将D5单元格公式向下填充到最后D10，得到第二列科目。采用同样的方法，再设置其余各列科目。 第二步：分数的引用 首先，在“打印用”工作表中的M1单元格输入“序号”、在N1单元格“姓名”，在M2单元格输入公式=IF(成绩!A2<>"",成绩!A2,"")并将其公式向下填充到M6，引用“成绩”工作表中的序号过来，在N2单元格输入公式=IF(成绩!B2<>"",成绩!B2,"")并将其公式向下填充到N6引用“成绩”工作表中的“姓名”过来。 其次，在“打印用”工作表中的G1单元格输入“序号：”，在“打印用”工作表B2单元格输入“姓名：”，在C2单元格输入公式：=INDEX($N:$N,MATCH($H$2,$M:$M,0)):INDEX($N:$N,MAX(IF(LOOKUP(ROW($N$2:$N$6),IF($M$2:$M$6<>"",ROW($M$2:$M$6)), $M$2:$M$6)=$H$2,ROW($M$2:$M$6)))) 然后按Ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上大括号“{}”。注意：不要自己输入大括号。接下来还在“打印用”工作表中选中C5单元格输入下面的公式：=INDEX(成绩!D:D,SMALL(IF(ISNUMBER(FIND($C$2,成绩!$B$2:$B$6)),ROW(成绩!$A$2:$A$6),65536),ROW(1:1)))&""然后按Ctrl＋Shift＋Enter组合键锁定数组公式。即可得到C5单元格所要显示的“分数”。同理在C6单元格复制上面公式进来，并修改公式中的“成绩!D:D”为“成绩!E:E”，即可得到C6单元格所要显示的“分数”。 采用同样的方法，再设置其余各列成绩。 |
