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1. 用来剪贴什么? 在你的 Google Chrome 、Safari 等浏览器中安装[Evernote Web Clipper]套件,接下来只要看到需要的线上资料,按下浏览器上的[Evernote]按钮,就能截取网页全文。 我自己实际使用上遇过的剪贴情境有下面几个: 网页全文(利用简化文章与萤光笔画重点) 邮件与附加档案(可挑选段落) 订票(利用撷取文章) 购物清单(利用撷取文章) YouTube 、Linkedin 、Amazon(撷取特殊格式网页) 线上图片、PDF、画面(利用萤幕截取与注解功能) 大家最常用的应该就是单纯的想要截取网页全文吧?我也是。这时候我访问过的大多数 Evernote 使用者,都会使用[简化文章]功能,把网页的外框去掉,保留文章的标题与内文,甚至先把看到的重点画上萤光笔记号,这样在笔记中更好阅读。
其实很久以前的 Evernote Web Clipper 就支持可以截取 Gmail 网页邮件中的「会话段落」、「附加档案」。这是我常常使用的功能,在邮件页面按下 Evernote 截取,就可以勾选要剪贴哪一段的邮件段落。 我通常会把邮件中最重要的任务、资料段落截取,附带邮件的附加档案,放入 Evernote 中变成参考资料库,或是加上提醒,变成待办任务。
有时候我也会用 Evernote Web Clipper 来剪贴自己订票成功的火车票、旅馆、电影票页面。我访问过的许多使用者中,也有许多人喜欢用来剪贴自己的购物清单,并且还有不少朋友采用我分享过的「欲望清单管理方法」。 这时候,我们会选择用[撷取文章]这个功能来截取,因为简化文章会让订 票、购物页面的格式出现偏差,而格式对这类票劵网页来说是很重要的。[撷取文章]功能可以保留网页内这个指定段落的完整格式。
此外如果想要抓取网页中的 PDF 、图片,或是把某个活动、某个网页「证据」抓取下来,做到有图有真相,我会使用[萤幕截图]的功能,直接把网页的画面抓成图片。 如果有必要跟工作伙伴沟通,还能在图片上即时做注解说明,传给伙伴看,使沟通更加清楚。
2. 行动时在手机上自动撷取网页全文 我自己最近常常使用的情境则是在手机上用 Evernote 撷取从 Facebook 、Zite 等平台上看到的所需的新闻全文,方便我事后回到电脑上进行整理。 从 2014 年 9 月更新的 Evernote Android 版开始到后来支持 iOS 8 的 Evernote iPhone 版,Evernote 都可以在手机上直接进行网页全文的撷取。 方法很简单,以我最常使用的 Evernote Android 版为例,只要在手机浏览器右上方的菜单选择把网页分享到 Evernote , Evernote 就会自动帮我们抓取网页的图文内容。
3. 暂存区的收集概念 无论是在电脑上还是手机上使用 Evernote 的网页撷取功能,都可以在撷取时选择要放到哪一个记事本分类中。这当然很方便,但是有时无暇去管怎么分类,或是当下还没想清楚这个资料要怎么分类时,要怎么做呢? 我访问了许多朋友后,发现大家都跟我一样有一个很有效的做法,就是建立一个[暂存区]的记事本(或者你想怎么命名都可以)。多数情况下你可以先把不确定但觉得有用的资料先收集到暂存区,等到有空时,再到暂存区进行整理。 也有朋友说,就算不整理也没关系,反正收集来的资料都是存在 Evernote 这个统一资料库,以后统一搜寻去找回来即可,这也是可以的。 4. 收集时可以怎么加标签? Evernote 中的分类方法不只有记事本分类,还有「标签分类」,一则记事上可以加上多个标签,比记事本分类更有弹性。 那么,在利用网页撷取工具做资料收集时,标签可以派上什么用场呢?关于这一点,每个人的作法可能都不一样。当大家询问我会怎么做时,我通常回答:「我的一个基本的观念是,标签是为了自己未来实际的行动而下,而非为了资料的分类而下」。 例如我会帮之后真的想要、需要使用的资料,用 GTD 的概念加上像是[今日事]、[明日事]的标签,这样我每天或每周回顾自己收集的资料时,可以从这两个标签找到那些我随手收集,但可能忘记去执行的资料。 或者就像我前面提到的收集购物网页清单时,用欲望管理的概念做标签分类,之后就能用标签去找回想要买、需要买的东西。 我的一个很重要的想法是:「笔记是为了未来的使用而记录,如果收集的资料没有指向后续行动,那么这样的资料收集意义不大。」所以加上这些有行动意义的标签,就是让我记得去依据这些资料开展行动。
5. 收集当下写出的重要心得或使用目的 我觉得电脑版的 Evernote Web Clipper 工具有一个很棒的特色,就是撷取网页时有一个「注解」的文字输入栏位,可以让我们在收集时立刻在笔记前面加上自己的想法。 例如我读完一篇文章觉得很棒想要收集,在用 Evernote 撷取网页时我会立刻在注解中写下我读完后的简单心得。又例如我看到一篇觉得以后工作用得到的文章,在用 Evernote 撷取网页时也会在注解中写下我想要用在哪个工作上?怎么用? 我的经验告诉我,这个简单的「多写下几句自己的想法」的步骤,是资料收集法的窍门,会让以后这则资料更有用,他会带来几个具体影响: 多写下一些自己的想法,就多增加一个关键字,以后更容易用不同关键字找到这则资料。 写下为什么自己想要收集它的用途,以后看到这则资料时不会忘记他要用来干嘛(相信我,这件事真的很容易忘记),可以回忆起来并指导具体行动。 6. 帮收集的资料加上时间提醒和使用时机 Evernote 有时间提醒功能,这个功能也可以跟我们收集的资料做有效的搭配。 我自己最常使用的两个时机是「提醒订票时间」、「延迟邮件任务」。当我在网页上完成订票,并且用 Evernote 撷取订票页面后,我会立刻加上一个时间提醒,通常是这个票劵要出发的前一天,以便让我自己记得。 而且当这则订票笔记弹出提醒后,我会让它留在 Evernote 的待办清单最上方,这样当我到达旅馆、机场、演唱会现场时打开 Evernote 就能立刻看到他。 7. 相关笔记的搜寻与连结 在为了一个专题、一个学习目标收集资料时,我们一定会剪贴许多相关的资料,这时候要怎么处理比较好呢? 其实我访问过的许多使用 Evernote 的朋友都说:虽然我会想去整理相关笔记,但实际上一个人很难有那么多时间来整理资料,所以我们大多数时候都会选择先放在一边。而且不去整理虽然会使相关资料在笔记上杂乱分布,但以后只要用关键字搜寻,就能一并找回来,所以也不一定要特别花时间整理。 这么说当然无可厚非,但如果是「特别重要或专业的资料」,我自己的一个做法是,一边找一边把自己笔记里的「小维基百科」建立起来。比如我现在在研究一个专题,我会在找到非常重要的资料时,在撷取网页的同时,把这一则笔记用「记事连结」的方式连结到这个专题的总目录当中。 这样无论资料收集到什么程度,我只要优先看这个专题的总目录笔记,就能看到重要资料清单的最新状态。 8. 辅助 Google 搜寻 要研究资料总免不了上 Google 搜寻,为了避免「其实我之前收集过相关资料,但自己忘记了所以要再找一次」,我会打开 Evernote Web Clipper 浏览器套件里的设定,开启[在搜寻时显示 Evernote 相关结果]的功能。 这样当我傻傻地在 Google 搜寻时,或许就会注意到原来笔记里有收集过相关的资料。 这样的情形发生过很多次,当我的资料库已经有六千多则笔记时,我早就已经不记得自己收集过什么。这时候我会运用「第二大脑」的概念,在需要资料时先去 Evernote 搜寻,如果找不到,再到 Google 去补充「弹药」,然后把有用的「弹药」用网页撷取收集到 Evernote,让第二大脑愈来愈聪明。
9. 复习与阅读 最后,我想分享的是在我采访了许多善于用 Evernote 收集资料的朋友的经验后,总结的一个大家共同的信念,那就是收集的目的是为了使用资料,如果没有好的方法去活用收集到的资料,那么还不如不花时间收集。 而这个好的方法除了上述提到的几点外,我还要补充我从 Bingje Yang 这位收集了上万则笔记的 Evernote 使用者身上听到的宝贵经验。他有一个独特的习惯是每天会花两个小时去阅读自己在 Evernote 中撷取的文章,把 Evernote 当作他的睡前读物。 我询问他这样做对他的意义是什么?他说收集这些自己感兴趣的网络好文章是帮助自己学习的一个有效方法,他透过这样的收集与阅读来把每一篇文章真正内化成自己的思考与知识。阅读本身是一种乐趣,让自己真正消化收集来的信息是他使用 Evernote Web Clipper 的目的。 这也是在一路探访不同 Evernote 收集资料达人的经验时,最让我震撼的心法之一,希望也对大家有所启发。 |
