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当需要输入的数据量很大时，在表格中输入既不方便也容易出错。这时可借助Access的窗体功能，使数据输入更为直观、方便。 第一步:在数据库主窗口左侧单击“窗体”按钮，然后在右侧双击“使用向导创建窗体”打开向导窗口(见图6)。在“表／查询”下拉列表中选中“表:图书基本信息”，然后单击中间的“>>”按钮将“可用字段”中的所有字段都加到“选定的字段”中。
第二步:单击“下一步”，接下来的窗口用来设置窗体的排列方式，这里就选择“纵栏表”。再单击“下一步”，选择窗体的显示样式，笔者觉得“混合”样式比较好看，所以选择了该项。继续单击“下一步”，为窗体指定一个标题，这里用默认的“图书基本信息”就可以了。最后单击“完成”按钮，结束窗体的创建。 第三步:默认情况下创建完成后窗体即会自动打开，就可以输入数据了。也可以在数据库主窗口的 “窗体”项中，双击刚才建立的窗体打开它。如图7所示，在这样的界面中输入数据是不是方便了很多。按Tab键、回车键、上下左右箭头键可以在各个输入框中快速切换。输入完一条记录后，会自动进入下一条记录，也可以通过它下面的多个导航按钮在所有的图书记录中进行浏览、修改。
查询:获得问题的答案 数据库的特长就在于它的快速检索功能，在Access中通过设置条件，可以快速查找出符合要求的图书记录，比如2003至2004年买过什么书，30到40元之间的都有哪些书，某个出版社或某位特定作者的书等。下面以找出藏书中所有英语类的图书为例，一窥Access强大的查询功能。 第一步:在数据库主窗口左侧单击“查询”，在右侧双击“在设计视图中创建查询”项。将会显示查询设计视图窗口，并且会弹出一个“显示表”对话框。点选前面创建的“图书基本信息”表后单击“添加”按钮将其加到查询设计视图中，最后单击“关闭”按钮退出“显示表”对话框
第二步:如图8所示，单击“表”行的单元格，从下拉菜单中选择前面创建的“图书基本信息”表，然后单击其上的“字段”行单元格，选择该表中的“书名”字段，确保“显示”行的复选框为选中状态，表示这个字段在最终的查询结果中将显示出来。以同样的方法添加其他想要显示的字段，最后再加上“图书类别”字段，取消其“显示”行中复选框的选择(最终查询结果将不显示该字段)，并在“条件”行输入关键词”英语”(英文双引号)，表示筛选出该字段值为“英语”的所有记录。 第三步:按Ctrl+S键保存，第一次保存会弹出“另存为”对话框，输入查询名称(如“英语书”)后确定。关掉查询设计视图窗口，会发现查询列表中多出了“英语书”一项，双击它就会惊奇地发现，数据库中图书类别为“英语”的图书记录都显示出来，并且每个记录只显示出我们所关心的那几个字段。 以后你在数据表中追加更多的记录时，随时双击刚才所创建的查询“英语书”，它都能找出所有英语类别的书来。当然，查询只是对数据表中的数据进行重组而已，它本身并不会改变表中的数字。 第四步:如果你觉得查询结果显示太老土，可以用窗体的形式来显示结果，制作方法与前面的一样，只是在“表／查询”下拉列表中一定要选中“查询:英语书”项。 本文只是一个简单的实例，主要是为了打破你对Access的陌生感，其实有很多功能我们都没有涉及到，比如打印报表、生成网页数据库以及使用VBA编程实现更多更复杂的功能等。以后有机会，我们会介绍更多Access方面的有用实例。 |
